Отчетные документы за проживание в гостинице в командировке: какая выдается подтверждающая документация

Отчетные документы за проживание в гостинице в командировке: какая выдается подтверждающая документация

Во время командировки сборы всевозможных чеков, расписок и документов – обычное и необходимое дело. Эта статья расскажет о том, какие документы нужно получить в гостинице, чтобы возместить расходы на проживание во время командировки.

Содержание:

• • Документы, подтверждающие факт проживания
  • Официальный договор
  • Чек
  • Акт о выполненных работах или об оказанных услугах

Документы, подтверждающие факт проживания

Для того чтобы получить от работодателя компенсацию расходов, ушедших на оплату проживания в отеле, необходимо иметь следующие документы:

• Официальный договор с отелем
• Счет и чек об оплате
• Справка о проживании на официальном бланке отеля

Перечень документов регламентируется, но законодательство не ограничивает работодателя в требованиях любой другой дополнительной отчётной документации, к которой могут относиться проездные билеты, чеки об оплате питания или других услуг, командировочный лист и др.

Рассмотрим подробнее каждый из обязательных документов, которые нужно получить в отеле.

Официальный договор

Официальный договор нужно иметь на руках в письменном виде, оформленным строго по регламенту. Любое нарушение в оформлении или содержании документа может аннулировать его.

В обязательном порядке в договоре должны быть прописаны:

• Наименование средства размещения. ОГРН и ИНН, если лицо юридическое. ИП или ФИО для физических лиц, сдающих частные номера или жильё другого типа в аренду.
• Подписи обеих сторон или подтверждение персональными сертификатами, если договор заключается в электронном формате.
• Номер записи об аккредитации и персональный код налогоплательщика
• Данные ФИО и паспорта
• Даты въезда и выселения
• Расчётное время
• И любые другие данные по запросу работодателя или исполнителя

Если бронирование происходит в режиме онлайн, то в сети появляется Публичная оферта. Принимая условия оферты, то есть, совершая определенные действия, заказчик как бы заключает договор. Подтверждение брони или ваучер в таком случае будут основными документами.

Чек

После оплаты услуг отель обязан выдать гостю кассовый чек или, если владелец ИП, бланк строгой отчетности. При оплате проживания на сайте отеля или через сервис бронирования пользователь получает чек в электронном виде на свою электронную почту. Его нужно распечатать и приложить к отчетным документам.

Акт о выполненных работах или об оказанных услугах

В акте выполненных работ по проживанию в отеле необходимо указать:

• дату и место составления;
• наименование и реквизиты сторон;
• виды предоставляемых услуг и их стоимость;
• итоговая сумма;
• наличие/отсутствие замечаний или претензий;
• подписи сторон.